Algemene voorwaarden
1. Partijen, contactinformatie en wijziging
Het gebruik van onze diensten wordt geregeld in deze algemene voorwaarden, die afgesloten worden tussen de BVBA Billit (hierna “Billit”) en uzelf als gebruiker (hierna “Gebruiker) en/of Klant. Door gebruik te maken van onze diensten aanvaardt u onze algemene voorwaarden.
Billit kan de algemene voorwaarden wijzigen. U wordt van de wijzigingen op de hoogte gebracht en, wanneer u de wijzigingen niet wenst te aanvaarden, heeft u telkens de mogelijkheid een einde te stellen aan het contract en aan het gebruik van de diensten van Billit. Wanneer u de diensten van Billit na de wijziging van de algemene voorwaarden blijft gebruiken, stemt u in met deze wijziging. De meest recente versie van de Algemene Voorwaarden is van toepassing op de Gebruiker.
De Gebruiker dient van de toepasselijke Algemene Voorwaarden een kopie bij te houden.
1. Billit
Onze contactgegevens zijn de volgende:
Billit BVBA
Oktrooiplein 1/302
9000 Gent
België
Ondernemingsnummer 0563.846.944
BTW nummer BE563.846.944
E-mail adres: [email protected]
2. Klant - Gebruiker
Per Klant zal een Gebruikersaccount opgemaakt worden voor het beroepsmatig gebruik van de Billit Diensten. Per Klant kunnen verschillende Gebruikers aangeduid worden voor wie elk een Gebruikersaccount aangemaakt wordt. De Gebruiker kan deze diensten benutten voor professioneel of bedrijfsgebruik in de organisatie die hij of zij vertegenwoordigt. Het contract wordt afgesloten met de Klant, maar ook de Gebruiker heeft verplichtingen bij het gebruik van de Billit Diensten en het Billit Platform, die in deze Algemene Voorwaarden opgenomen worden.
De Gebruiker zal de gevraagde gegevens correct, volledig en waarheidsgetrouw ingeven ofwel voor zijn/haar eigen rekening of voor rekening van de Klant, i.e. de persoon (natuurlijke persoon of rechtspersoon) die hij/zij vertegenwoordigt. Wanneer de gegevens van de Gebruiker wijzigen, zal de Gebruiker Billit tijdig op de hoogte brengen door een brief of een e-mail volgens onze contactgegevens hierboven.
3. Gebruikersaccount
De Gebruiker verkrijgt door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord (“Gebruikersaccount”) toegang tot de Billit Diensten, het Billit Platform en de rubrieken van de website, die beveiligd zijn en niet toegankelijk zijn voor niet-gebruikers.
Het Gebruikersaccount kan slechts door één Gebruiker gebruikt worden en kan niet worden overgedragen. De Gebruiker is verantwoordelijk voor elk gebruik van de Billit Diensten via zijn/haar account dus de Gebruiker mag zijn/haar login gegevens niet delen met een derde om toegang te verschaffen tot de Billit Diensten en het Billit Platform. De Gebruiker draagt zorg voor de zorgvuldige geheimhouding van zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord.
2. Beschrijving van de diensten
Billit biedt een software platform aan voor online administratie en beheer van ondernemingen (bij voorbeeld ondersteuning bij boekhouding, opmaken en bewaren van offertes en facturen,…) (hierna “Billit Platform” en “Billit Diensten”).
1. Dashboard
Het “dashboard” biedt de Gebruiker de mogelijkheid om één oogopslag alle kerncijfers van zijn onderneming te raadplegen. Inkomsten, Uitgaven en geldstromen per boekjaar, kwartaalcijfers, grafieken van rekeningen, statistieken van de inkomsten en uitgaven onbetaalde facturen die overtijd zijn en de te verwerken facturen.
2. Inkomsten
De sectie” inkomsten” biedt de Gebruiker een overzicht van de opgemaakte facturen, offertes, creditnota’s, herinneringen en periodieke facturen. Totaalbedragen worden weergegeven en iedere factuur kan in detail nagekeken worden of via PDF gedownload worden. Een efficiënte zoekmachine geeft de gebruiker de mogelijkheid om snel een bepaalde factuur te openen. Billit toont tevens visueel of de factuur reeds betaald is of niet.
3. Uitgaven
De sectie “uitgaven” biedt de Gebruiker een overzicht van de gemaakte kosten en creditnota’s. Via de snelle invoer kan de Gebruiker vele kosten efficiënt ingeven. De digitale versie van iedere factuur kan gedownload worden en via de zoekfunctie kan de gebruiker de gemaakte kost snel controleren.
4. Betalingen
De sectie “betalingen” toont de Gebruiker een overzicht van alle debet en credit transacties, de datum, het bedrag, de naam van de ontvangende partij, hun rekening en de mededeling.
5. Producten
De sectie “producten” biedt de Gebruiker de mogelijkheid om zijn diensten en producten te beheren. Deze “producten” laten de Gebruiker toe om op een efficiënte en consistente manier offertes en facturen op te maken.
6. Klanten
De sectie “klanten” biedt de Gebruiker de mogelijkheid om de contactgegevens van zijn/haar klanten veilig te beheren. Klanten worden snel terug gevonden op basis van hun naam, e-mail, telefoon en kunnen aan groepen en eigenschappen worden toegekend.
7. Leveranciers
“Leveranciers” zijn de bedrijven waar de Gebruiker kosten aan toekent en alle leveranciers worden op één centrale plaats beheerd. Indien een leverancier reeds gekend is kan de Gebruiker de leveranciersgegevens met simpele klik terug vinden.
8. Rapporten
Onder “rapporten” kan de Gebruiker automatische rapporten generen die de Gebruiker meer inzicht kan geven in zijn/haar onderneming. Hoeveelheid orders op een specifieke dag, onbetaalde facturen, inkomsten per klant, overzicht aan inkomsten en uitgaven.
9. Instellingen
De sectie “instellingen” laat de Gebruiker toe om het systeem voor hem/haar persoonlijk aan te passen. Hij/zij kan het logo hier wijzigen en het gedrag regelen van bovenstaande schermen indien nodig. De Gebruiker kan hier ook de opmaak en de tekst wijzigen van de brieven bij facturen, herinneringen, offertes en credit nota’s.
Billit kan het aanbod van haar diensten via het Billit platform aanvullen en wijzigen om zo goed mogelijk de noden van de Gebruiker te beantwoorden. Billit kan dan ook naar eigen inzicht en goeddunken het platform wijzigingen. Billit behoudt zich het recht voor om op ieder moment rubrieken aan het Gebruikersaccount toe te voegen, uit het Gebruikersaccount te verwijderen, of deze toegankelijk te maken voor niet-geregistreerde gebruikers zonder dat dit tot enige verplichting tot terugbetaling of compensatie leidt.
10. Peppol registratie
De gebruiker gaat er mee akkoord dat Billit de onderneming registreert op het Peppol netwerk zodoende de facturatieflow te kunnen automatiseren. De gebruiker kan via support kosteloos de activatie annuleren.
3. Kwaliteit van de Billit diensten
1. Middelenverbintenis
Billit aanvaardt geen resultaatsverbintenis maar investeert de commercieel redelijke middelen om de Billit Diensten zo gebruiksvriendelijk, correct en vlot mogelijk te laten functioneren.
Billit streeft er naar om zowel op het gebruikersaccount als op het algemeen toegankelijke gedeelte van de website correcte en actuele informatie aan te bieden. Billit kan hier echter niet voor instaan en sluit dan ook iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de inhoud van de geboden informatie uit.
2. Niveau van dienstverlening
Billit streeft ernaar om de website zoveel mogelijk beschikbaar en bereikbaar te houden. Billit garandeert echter geen 24/7 beschikbaarheid of bereikbaarheid. Verminderde beschikbaarheid en bereikbaarheid kunnen onder meer voortvloeien uit het verrichten van onderhoud, het verhelpen van storingen, etc.
Wanneer de Billit-diensten niet toegankelijk zijn, dan zal Billit doen wat commercieel redelijk is om het ongemak zo spoedig mogelijk te verhelpen.
Ten aanzien van betalende Gebruikers wordt gegarandeerd dat de Billit Diensten binnen de 2 werkdagen opnieuw toegankelijk zijn. Ten aanzien van betalende Gebruikers die zich als boekhouders hebben geïdentificeerd wordt de toegankelijkheid binnen de werkdag voorop gesteld. Niet-betalende Gebruikers hebben geen aanspraak op enige gegarandeerde dienstverlening.
Indien dit niveau van dienstverlening niet gehaald wordt, dan zal een compensatie voorgesteld worden die in verhouding staat met de periode van onbeschikbaarheid en de maandelijks betaalde som. De compensatie zal in geen geval meer bedragen dan het bedrag van de effectief betaalde facturen gedurende de laatste zes maanden.
3. Technische vereisten
De Gebruiker zal de meest recente versie van de browser van zijn/haar keuze gebruiken. Door het gebruik van een oudere browser neemt de Gebruiker het risico dat niet alle functies van de Billit Diensten beschikbaar zijn of correct functioneren.
4. Duur van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op de dag van inschrijving van de Gebruiker en geldt minstens voor één maand
De overeenkomst wordt automatisch verlengd.
5. Prijzen, facturering en betaling
1. Basisprijs
Het gebruik van de Billit diensten wordt aangerekend per maand of per jaar volgens de geldende tarieven (zoals aangegeven op de website.
Bijkomende kosten kunnen worden aangerekend (bij voorbeeld verzendingskosten via Click&Post).
Billit kan haar tarieven te allen tijde aanpassen. Billit zal de Gebruiker van de gewijzigde tarieven op de hoogte brengen door vermelding per e-mail. Gewijzigde tarieven zijn onmiddellijk van toepassing.
2. Gratis testperiode
De Klant kan de Billit Diensten gedurende 15 dagen gratis gebruiken.
Wanneer de Klant het gebruik van de Billit Diensten wil stopzetten na de eerste maand, dan dient hij/zij Billit hiervan op de hoogte te brengen. Zonder melding in die zin, zal de Klant automatisch overschakelen naar een betalende account.
3. Facturatie
De facturen worden maandelijks opgemaakt en moeten binnen de 10 werkdagen betaald worden. Bij laattijdige betaling is automatisch een interest van 9% per jaar en een forfaitaire vergoeding van 15% verschuldigd. Deze wordt bij het verschuldigde bedrag geteld.
4. Betaling
De Gebruiker heeft de keuze tussen de volgende betaalinstrumenten: overschrijving of kredietkaart. De betaalwijze zal bij het aanmaken van de Gebruikersaccount worden aangegeven.
Indien de Gebruiker betaalt met een kredietkaart zullen de verschuldigde bedragen automatisch bij elk begin van een periode (maand, kwartaal of jaar) gedebiteerd worden van de kredietkaart verbonden aan het account.
6. Rechtmatig en wettelijk gebruik van de Billit Diensten
De Gebruiker en de Klant zullen de Billit Diensten slechts gebruiken voor rechtmatige en wettelijke doeleinden.
In zijn/haar relaties en omgang met Billit of met andere Billit Gebruikers zal de Gebruiker zich uitdrukken met inachtneming van algemene fatsoensnormen en zich onthouden van grievend taalgebruik, beledigingen, etc.
7. Aansprakelijkheid
De Gebruiker alleen is aansprakelijk voor het gebruik van de Billit Diensten, meer bepaald voor de juistheid van onder zijn/haar naam verzonden facturen, de opgeslagen data, de opgestelde offertes, het beheer van klanten-, leveranciers- en stockgegevens,….
De Gebruiker en de Klant gebruiken het Billit Platform en de Billit Diensten op eigen risico. Billit heeft geen resultaatsverbintenis met betrekking tot de juistheid of het correct functioneren van haar diensten en geeft geen enkele garantie dienaangaande. De Gebruiker en de Klant zullen de correctheid van de data en de opgestelde documenten nagaan en is hiervoor de enige verantwoordelijke.
De Gebruiker dan wel de Klant is bij gevolg volledig aansprakelijk voor eventuele klachten en vorderingen van derden voortvloeiend uit incorrecte facturering, levering, fiscale vorderingen, etc. Billit kan hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. De Gebruiker noch de Klant heeft een verhaalrecht ten aanzien van Billit.
Billit is alleen verantwoordelijk voor haar intentionele fout of bedrog, aansprakelijkheid voor andere fouten (inbegrepen zware fout) wordt uitgesloten. Billit is niet verantwoordelijk voor schade of verlies als gevolg van ongeautoriseerde toegang tot of gebruik van het gebruikersaccount.
In elk geval is de aansprakelijkheid van Billit beperkt tot de vergoeding van schade die rechtstreeks voortvloeit uit haar ernstige fout of haar bedrog en dit maximaal tot een bedrag dat overeenstemt met het totale bedrag van de facturen die de Gebruiker effectief betaald heeft in de voorbije 6 maanden. Aansprakelijkheid van Billit voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is expliciet uitgesloten.
8. Bescherming persoonsgegevens
1. Verwerking van persoonsgegevens door de Gebruiker
De Gebruiker dan wel de Klant zal via de Billit Diensten en het Billit Platform persoonsgegevens verwerken (bij voorbeeld klantengegevens). De Gebruiker dan wel de Klant alleen is verantwoordelijk voor dergelijke verwerking en zal ervoor zorgen dat deze verwerking in overeenstemming met de geldende wetgeving gebeurt. In dit geval zal Billit als verwerker optreden naar de instructies van de Gebruiker, zonder dat zij op deze meegedeelde persoonsgegevens bewerkingen uitvoert.
De persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen binnen de Europese Unie en zoals omschreven in randnummer 9. De Gebruiker dan wel de Klant zal nagaan of dit volstaat voor zijn/haar doeleinden en neemt hiervoor de verantwoordelijkheid.
2. Verwerking van persoonsgegevens door Billit
De Gebruiker verstrekt bij het aanmelden voor Billit persoonsgegevens die door Billit verwerkt zullen worden (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer,…).
Billit zal deze gegevens gebruiken voor het verstrekken van de Billit Diensten (bij voorbeeld toegang geven tot het juiste account, beheer van het account, facturatie,…).
Billit kan ook het gebruik van haar diensten observeren om de werking ervan te verbeteren (bij voorbeeld, processen stroomlijnen of interfaces aan passen).
Billit zal de persoonsgegevens van de Gebruiker of de Klant nooit doorgeven aan derden.
Billit zal de persoonsgegevens niet meer of langer verwerken dan noodzakelijk voor het bereiken van deze doelen.
De Gebruiker kan via de Billit website inzage krijgen van de persoonsgegevens die voor hem/haar verwerkt worden, de juistheid ervan nagaan en eventueel corrigeren. Billit zal slechts de aangepaste gegevens bewaren . De persoonsgegevens worden binnen de Europese Unie bewaard en beveiligd conform randnummer 9.
Billit maakt gebruik van cookies maar enkel om de werking van het systeem te optimaliseren
9. Beveiliging
Billit neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid en de beveiliging van de verwerking van gegevens (inclusief persoonsgegevens) te verzekeren en om de vernietiging, het verlies, de niet toegelaten wijziging en toegang tot de gegevens te vermijden.
Alhoewel Billit haar best doet om veiligheidsincidenten te voorkomen, kunnen deze niet uitgesloten worden. De Gebruiker zal dus een eigen back-up kopie van zijn/haar data bijhouden.
Billit is beveiligd via een beveiligd certificaat en is enkel toegankelijk via https.
Billit is enkel toegankelijk met de Gebruiker zijn/haar persoonlijke login en wachtwoord.
Indien er een veiligheidsincident zich voordoet wordt het gecompromitteerde account onmiddellijk geblokkeerd en moet de Gebruiker contact opnemen via [email protected].
10. Intellectuele rechten
De Billit Diensten en het Billit Platform zijn beschermd door intellectuele rechten (bij voorbeeld, auteursrechtelijke bescherming van de interfaces, logos, computerprogramma’s, databanken,…), waarvan Billit de houder is.
De beschermde elementen mogen niet gereproduceerd of aan het publiek meegedeeld worden zonder Billit’s voorafgaande en geschreven toestemming.
De Gebruiker heeft wel het recht om de beschermde onderdelen te reproduceren in het kader van het normale gebruik van de Billit Diensten per computer. De Gebruiker mag ook delen van de website afdrukken voor zover dit voor zijn/haar eigen gebruik bedoeld is.
Billit is ook de houder van geregistreerde merken, die niet zonder haar voorafgaande toestemming gebruikt mogen worden.
11. Eigendom data
De Gebruiker dan wel de Klant blijft eigenaar van de data die hij/zij via de Billit Diensten verwerkt. Billit verwerft geen enkel exclusief recht op de data die de Gebruiker dan wel de Klant via haar Diensten of haar Platform behandelt.
Billit zal de data in een standaard formaat opslaan en bewaren. De Gebruiker kan deze informatie te allen tijde afdrukken of downloaden.
Op verzoek van de Gebruiker zal Billit de gegevens exporteren en in een standaard digitaal formaat ter beschikking stellen. Hiervoor zullen bijkomende kosten aangerekend worden: de geïnvesteerde tijd zal aan een uurtarief van 100,00 EUR aangerekend worden. Voor de export van PDF’s van de aan- en verkoopfacturen is een vast tarief van 100,00 EUR exclusief BTW verschuldigd.
12. Schorsing van Gebruikersaccount
Billit kan toegang tot haar diensten geheel of gedeeltelijk opschorten, een gebruikersaccount tijdelijk deactiveren of de Gebruiker en/of de Klant de toegang tot een deel of de volledige dienst te ontzeggen, in geval de Gebruiker en/of de Klant de Overeenkomst schendt, in het bijzonder wanneer er ernstige aanwijzingen zijn dat het Gebruikersaccount voor illegale doeleinden gebruikt wordt of wanneer Billit hiertoe een formeel verzoek ontvangen heeft in het kader van een gerechtelijk onderzoek.
Billit zal de Gebruiker van de schorsing op de hoogte brengen via het e-mailadres dat de Gebruiker aan zijn/haar account verbonden heeft. De Gebruiker heeft 30 dagen om bezwaren tegen de schorsing te verzetten per e-mail naar [email protected]. Indien deze bezwaren niet aangenomen kunnen worden, zal Billit het recht hebben om de Overeenkomst te beëindigen.
Billit heeft het recht om Gebruikersaccounts automatisch op te schorten, indien deze niet gebruikt worden en geen enkele activiteit vastgesteld wordt voor een ononderbroken periode van 30 kalenderdagen. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het doorlopend gebruik van de Billit Diensten.
13. Beëindiging van de Overeenkomst
1. Gronden voor beëindiging
De Klant heeft te allen tijde het recht om de Overeenkomst te beëindigen middels een opzegtermijn van één maand. De Klant zal de opzeg aan Billit overmaken via het e-mailadres [email protected]. Indien meerdere Gebruikers geregistreerd zijn per Klant, zal de opzeg door elke Gebruiker als opzeg van de Overeenkomst voor de Klant gelden.
Elke Partij heeft het recht om de Overeenkomst te beëindigen wanneer de andere Partij haar contractuele verplichtingen niet nakomt (bij voorbeeld in geval van onbetaalde facturen). In dat geval komt de Overeenkomst automatisch en zonder voorafgaande rechterlijke beslissing tot een einde.
Billit heeft het recht om de Overeenkomst te beëindigen indien een onbetaalde demo-account langer dan 30 kalenderdagen ongebruikt blijft. In geval van dergelijke inactiviteit zal de Overeenkomst automatisch en zonder voorafgaande verwittiging tot een einde komen. Wanneer een Gebruikersaccount door verschillende Gebruikers gebruikt wordt, zal het account niet als inactief beschouwd worden zolang tenminste één Gebruiker actief is.
2. Gevolgen van beëindiging
Wanneer de Overeenkomst tot een einde komt, dan zal Billit onmiddellijk het gebruik van het Gebruikersaccount stopzetten en zullen de Gebruikers per Klant niet langer toegang hebben tot de Billit Diensten en het Billit Platform.
Billit houdt de gegevens van het Gebruikersaccount gedurende één maand na de beëindiging van de Overeenkomst bij. Billit zal de data van het Gebruikersaccount overmaken aan de Gebruiker (of één van de gemachtigde Gebruikers per Klant) indien de Partijen een schriftelijk akkoord treffen aangaande de vergoeding en de modaliteiten van de overdracht (zoals formaat, timing,…). Indien na één maand geen dergelijk akkoord getroffen is, heeft Billit het recht om de Gebruikersaccount te verwijderen, inclusief alle data, de Gebruikers, het paswoord etc. Billit houdt geen back-up bij van de Gebruikersaccounts die beëindigd zijn.
Billit zal niet gehouden zijn enige terugbetaling (al dan niet pro rata) uit te voeren.
14. Overige bepalingen
1. Klachten
Facturen dienen binnen 10 werkdagen of 14 kalenderdagen na ontvangst geprotesteerd worden. Daarna is de factuur onherroepelijk aanvaard en dient zij betaald te worden.
Andere klachten met betrekking tot de Billit Diensten kunnen verzonden worden aan [email protected]. Billit doet haar best om rekening te houden met de klachten maar benadrukt dat zij haar diensten “as is” aanbiedt.
2. Overmacht
Bij overmacht (dit zijn omstandigheden buiten de wil van Billit) is Billit vrijgesteld van alle verplichtingen en de daaruit volgende aansprakelijkheid. Het volgende wordt onder meer als overmacht beschouwd: natuuromstandigheden, staking of lock-out, brand, overstroming, inbeslagname, embargo, algemene schaarste aan goederen, ziekte, ontslag en in het algemeen elke onvoorziene omstandigheid die het contractuele evenwicht in aanzienlijke mate verstoort, en dit onafhankelijk of de overmacht zich voordoet bij Billit, bij één van haar leveranciers of één van haar medewerkers.
3. Nietigheid
Nietigheid van één of meer bepalingen uit deze algemene voorwaarden, tast het geldige deel van deze voorwaarden niet aan. De Partijen zullen de nietige bepaling(en) vervangen door (een) geldige bepaling(en), die zoveel mogelijk zal (zullen) aansluiten met de bedoelingen die aan de nietige bepaling(en) ten grondslag liggen.
In elk geval heeft de rechter de mogelijkheid om mogelijk excessieve of onwettige clausules te herleiden tot wat wettelijk aanvaardbaar is.
4. Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank
In geval van geschil, zullen de Partijen het mogelijke doen om een minnelijke oplossing te vinden. Indien dit onmogelijk blijkt, zal de rechtbank van Gent bevoegd zijn om van het geschil kennis te nemen.
Op de Overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.